Gerencia de Calidad

 

COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL TAKINA SAS

Desde los años ochenta, Comercializadora Internacional Takina SAS (Nit. 900892321), se han dedicado al cultivo y producción de café pergamino diversificando las variedades hasta llegar a especializarse en el café caturra, típica, colombia, castilla y tabí, todos cosechados de acuerdo a las normas de Buenas Prácticas Agrícolas (BPA), garantizando la cadena de custodia desde el cultivo hasta llegar al cliente y consumidor final ofreciendo gran variedad de productos de alta calidad.

La misión de Takina, es dedicada al cultivo, producción y comercialización de café colombiano, que para deleite de los consumidores trabajan de manera constante y permanente para satisfacer las necesidades del mercado nacional e internacional; mediante el mejoramiento continuo en los procesos y el manejo de las Buenas Prácticas Agrícolas (BPA), que les permite un estricto control en la cadena productiva reflejando calidad en cada taza de café.

Definición del Alcance del Sistema de Gestión.

El alcance del sistema de gestión de calidad dentro de una organización, es cambiante dependiendo de la naturaleza de la organización, sus objetivos, productos y/o servicios, necesidades y expectativas. Partiendo de la definición, la organización es quien determina los límites y la aplicabilidad del Sistema de Gestión de Calidad.  Por ello, se presenta el caso de una Comercializadora de cafés especiales.

Uno de sus objetivos es mejorar el proceso de Gestión del talento humano promoviendo el mejoramiento y capacitación del personal; así mismo, garantizar un desempeño con alto grado de motivación que se ven reflejados en la productividad, generando un cambio de imagen empresarial y mejoras al incorporar personal con las competencias necesarias de acuerdo a los requerimientos organizacionales, teniendo en cuenta también una adecuada ejecución de un plan de capacitación y desarrollo de los trabajadores.

Los beneficios que obtienen al contar con un plan de capacitación, tomando como referencia el instrumento diagnóstico, se identifican las necesidades de desarrollo personal de los colaboradores y que sean las gerencias respectivas quienes gestionen la capacitación de sus colaboradores; esto con la finalidad de asignar los recursos presupuestales de capacitación más eficientemente buscando potenciar el talento humano de una manera más directa y eficaz.

La capacitación está orientada a generar un cambio de actitud en aquellos colaboradores que lo requieran, crear un clima laboral más satisfactorio, aumentar la motivación y propiciar la receptividad a técnicas modernas de supervisión, estándares de productividad y excelencia en forma coherente con los objetivos plasmados en el Plan Estratégico. 

Identificación de los Procesos Clave de la Organización.

La identificación de los procesos clave de una organización son aquellos que tienen un impacto significativo en el logro de los objetivos de la organización y en la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes.  Aquí, en la comercializadora se identifica que en el área de recursos humanos hay falencia por la falta de capacitación al personal.  Esos hallazgos se determinan por medio de una técnica de entrevista semiestructurada soportadas por encuestas, listas de asistencia, formato de evaluación y encuesta de satisfacción.

Establecimiento de Objetivos de Calidad.

Ello permitirá que el plan de capacitación, matriz detallada, documentos de apoyo y formatos para el plan de capacitación sea utilizada como una herramienta de apoyo a la organización en el logro de sus objetivos, con una permanencia de actualidad a sus colaboradores, con sentido de compromiso y motivados. Es importante que la Gerencia General y las partes actoras conozcan la gran escala de contar sus trabajadores capacitados; Así mismo, con la implementación del programa de capacitación que se pretende minimizar quejas y aumentar la satisfacción de sus clientes.

Selección de Herramientas de Calidad a Utilizar.

La primera fase del proceso se sugiere utilizar un método para recopilar la Información y obtener un inventario de necesidades, mediante un formato diagnostico donde nos determina las necesidades primordiales y darle el grado de importancia; el cual, nos permite identificar los problemas que afronta la compañía actualmente y que pueden ser solucionados en corto plazo por medio de la capacitación, actualizando a sus trabajadores fortaleciendo sus conocimientos y habilidades en sus labores diarias.

Desarrollo de Procedimientos y Documentos.

El método de entrenamiento e información que sean apropiados para todo el personal se propone talleres, conferencias o mesa redonda que garanticen el aprendizaje. Establecer el contenido del entrenamiento, instructores o capacitadores los cuales podrían ser internos o externos. Se debe tener en cuenta la infraestructura para realizar dichas capacitaciones.

Como se puede observas, se diseña el proceso (Ver anexo1) y matriz detallada de la ejecución del plan de capacitación (Ver Anexo 2): 

Anexo 1. Propio 

 Anexo2: Propio

Implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

El tiempo para lo dicho anteriormente debe ser tenido en cuenta según las labores diarias de los empleados considerando las actividades y objetivos de la organización. Lo propuesto da a realizar una matriz detallada donde contiene la información básica y necesaria para establecer el programa de capacitación de acuerdo con lo ya investigado.

Aquí se da a conocer las ventajas de una capacitación interna:

•      Adecuadas para las necesidades de la empresa.
•          Buena relación entre subordinado y jefe.
•          Si se realiza dentro de las instalaciones de la compañía reduce costos

Desventajas:

•        Carece de métodos didácticos.
•         No despierta interés entre los capacitados como en la externa.
•         Pérdida de productividad del personal que capacitar.

Monitoreo y Seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad.

Siguiendo adelante con la ejecución del programa de capacitación que sea realizado en forma oportuna y correcta; para esto, es importante realizar un cronograma de capacitaciones donde se especifica horarios, tiempo y cantidad de personal a capacitar. Se debe designar la persona encargada de revisar el cumplimiento y la logística de las capacitaciones en este el área de recursos Humanos son las personas idóneas para llevar el control y evidenciar el cumplimiento de la efectividad, en este punto de una lista de chequeo con todos los pasos a verificar será de gran ayuda.

Realizar reuniones con la Gerencia General y directores de áreas con el único fin de evaluar los avances del programa y aplicar una evaluación de las capacitaciones impartidas y ejecutadas. Esta verificación sirve para retroalimentar a los capacitadores y Auxiliar de Recursos Humanos para ajustar y mejorar las capacitaciones a futuro.